สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) สพร. ... / เอกสารเผยแพร่ / บทความ / รายละเอียดการสร้าง/ขออีเมลรับส่งหนังสือราชการตา...

รายละเอียดการสร้าง/ขออีเมลรับส่งหนังสือราชการตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 สำหรับองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น

3 May 2565

12740

เรียน องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) ทุกแห่ง

ตามที่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 ได้มีผลใช้บังคับเมื่อวันที่ 23 สิงหาคม พ.ศ. 2564 ที่ผ่านมา กำหนดให้อีเมลกลางของส่วนราชการที่ใช้ในการรับส่งหนังสือราชการระหว่างกัน (รวมองค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น) ต้องขึ้นต้นด้วยคำว่า saraban นั้น

เพื่อให้องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น (อปท.) สามารถสร้าง/ขออีเมลดังกล่าวได้อย่างรวดเร็วและสอดคล้องกับระเบียบฯ ดังกล่าว สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ สพร. ในฐานะหน่วยงานที่ระเบียบฯ มอบหมายให้รวบรวมและเผยแพร่อีเมลกลางของหน่วยงานของรัฐ ขอชี้แจงประเด็นต่าง ๆ ดังนี้

📧 ประเด็นที่หนึ่ง อีเมลกลางที่หน่วยงานใช้รับส่งหนังสือราชการระหว่างกันไม่สามารถใช้อีเมลฟรีของภาคเอกชน ไม่ว่าจะเป็น gmail, yahoo, hotmail, outlook ได้ จำเป็นต้องใช้อีเมลที่มีชื่อโดเมน (Domain name) (หลังเครื่องหมาย @) ของภาครัฐเท่านั้น เหตุผลสำคัญ คือ ความน่าเชื่อถือ เนื่องจากถ้าใช้อีเมลฟรีของภาคเอกชน ทุกคนสามารถสมัครใช้งานได้ ดังนั้น จึงไม่อาจพิสูจน์ได้ว่า อีเมลที่ได้รับมานั้น มาจากหน่วยงานของรัฐจริงหรือไม่

📧 ประเด็นที่สอง อปท. มีทางเลือกในการสร้าง/ขออีเมลกลางที่ใช้รับส่งหนังสือราชการทั้งสิ้น 3 ทางเลือก ขอความกรุณาเลือกดำเนินการทางใดทางหนึ่ง ดังต่อไปนี้

ทางเลือกที่หนึ่ง อปท. สร้างอีเมลกลางเอง โดยกำหนดรูปแบบเป็น

“saraban@ชื่อ อปท. ภาษาอังกฤษ ที่สะกดตรงกับเว็บไซต์ของ อปท. ตามด้วย .go.th หรือ .com”

ตัวอย่าง

องค์การบริหารส่วนจังหวัดแพร่ เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ www.phraepao.go.th จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban@phraepao.go.th

เทศบาลนครสงขลา อำเภอเมืองสงขลา จังหวัดสงขลา เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือwww.songkhlacity.go.th จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban@songkhlacity.go.th

เทศบาลเมืองศรีสะเกษ อำเภอเมืองศรีสะเกษ จังหวัดศรีสะเกษ เว็บไซต์ของหน่วยงานคือ www.musisaket.go.th จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban@musisaket.go.th

เทศบาลตำบลกกโก อำเภอเมืองลพบุรี จังหวัดลพบุรี เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ www.kokko.go.th จึงกำหนดอีเมลเป็น saraban@kokko.go.th

องค์การบริหารส่วนตำบลกระแจะ อำเภอนายายอาม จังหวัดจันทบุรี เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ krajae.go.th จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban@krajae.go.th

องค์การบริหารส่วนตำบลโชคชัย อำเภอดอยหลวง จังหวัดเชียงราย เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ sao-chockchai.com จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban@sao-chockchai.com

สำหรับทางเลือกที่หนึ่งนี้ อปท. อาจต้องสอบถามรายละเอียดค่าใช้จ่ายจากบริษัทที่พัฒนาเว็บไซต์ให้ อปท. ว่า จะสามารถสร้างอีเมลเพิ่มเติมให้ อปท. ได้หรือไม่ มีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ในกรณีที่บริษัทสามารถสร้างอีเมลให้ อปท. ได้ และ อปท. สามารถตกลงเรื่องค่าใช้จ่ายกับบริษัทได้จนเป็นที่น่าพอใจ ขอความกรุณา อปท. ใช้งานอีเมลดังกล่าวที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า saraban ส่งข้อมูลมาที่ สพร. อีเมล dcc_division@dga.or.th ด้วยข้อความตามตัวอย่าง

“เรียนสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) องค์การบริหารส่วนตำบลกระแจะ อำเภอนายายอาม จังหวัดจันทบุรี ขอแจ้งอีเมลกลางสำหรับรับส่งหนังสือราชการ คือ saraban@krajae.go.th”

หมายเหตุ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรสีแดงสามารถเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมและสอดคล้องกับข้อมูลของ อปท. แต่ละแห่งได้

เมื่อ สพร. ได้รับอีเมลของท่านแล้ว จะรีบเผยแพร่ทางเว็บไซต์ของ สพร. โดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ที่ https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/ โดยไม่รอหนังสือราชการที่เป็นทางการ เมื่อเผยแพร่เรียบร้อยแล้ว สพร. จะแจ้งให้ อปท. รับทราบทางอีเมลที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า saraban ต่อไป

หลังจากนั้น ขอความกรุณาช่วยทำหนังสือแจ้ง สพร. อย่างเป็นทางการ โดย

เรียน ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล แล้วใช้อีเมลที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า saraban ส่งไฟล์หนังสือราชการมาที่ dcc_division@dga.or.th โดยไม่จำเป็นต้องส่งเอกสารกระดาษมาทางไปรษณีย์อีก

ทางเลือกที่สอง ติดต่อกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น (สถ.) เพื่อขอให้ สถ. สร้างอีเมลกลางให้ อปท. โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย รูปแบบของอีเมลกลาง คือ “saraban_รหัส 8 หลักของ อปท. แต่ละแห่ง ตามที่ สถ.กำหนด@dla.go.th” ซึ่งท่านสามารถค้นหารหัส อปท. 8 หลักได้ที่เว็บไซต์ของ สถ. ที่ http://www.dla.go.th/servlet/InfoServlet โดยท่านต้องสอบถามรหัสผ่านจาก สถ. และทดสอบการเข้าใช้งานอีเมลกลางให้เรียบร้อยก่อนที่จะแจ้งอีเมลกลางมายัง สพร.

ท่านสามารถติดต่อกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่นได้ที่ 02-241-9000 ต่อ 1108 หรือ 1109

ตัวอย่าง

องค์การบริหารส่วนจังหวัดอุตรดิตถ์ รหัสประจำ อปท. คือ 02530101 ดังนั้น สถ. จึงสร้างอีเมลกลางให้เป็น saraban_02530101@dla.go.th

เทศบาลนครยะลา อำเภอเมืองยะลา จังหวัดยะลา รหัสประจำ อปท. คือ 03950102 ดังนั้น สถ. จึงสร้างอีเมลกลางให้เป็น saraban_03950102@dla.go.th

เทศบาลตำบลท่าช้าง อำเภอเมืองนครนายก จังหวัดนครนายก รหัสประจำ อปท. คือ 05260103 ดังนั้น สถ. สร้างอีเมลกลางเป็น saraban_05260103@dla.go.th

องค์การบริหารส่วนตำบลหนองมะเขือ อำเภอพล จังหวัดขอนแก่น รหัสประจำ อปท. คือ 06401212 ดังนั้น สถ. สร้างอีเมลกลางเป็น saraban_06401212@dla.go.th

จากนั้น ขอความกรุณาใช้อีเมลที่ สถ. สร้างให้ ส่งอีเมลมาแจ้ง สพร. เช่นเดียวกับทางเลือกที่หนึ่ง เมื่อได้รับอีเมลจาก อปท. แล้ว สพร. จะรีบเผยแพร่อีเมลกลางของ อปท. ทางเว็บไซต์ให้โดยเร็วที่สุด หลังจากนั้น ขอความกรุณาทำหนังสือแจ้งมาอย่างเป็นทางการอีกครั้งเพื่อให้ สพร. เก็บไว้เป็นหลักฐาน

อนึ่ง ที่ผ่านมา มีการใช้เลขไทยในในชื่ออีเมลกันมาก เช่น ระบุมาในหนังสือว่า saraban_๐๖๑๒๓๔๕๖@dla.go.th สพร. ขอเรียนให้ทราบว่า แม้ว่า การทำหนังสือราชการจะมีข้อกำหนดให้ใช้เลขไทย แต่ในการกำหนดหรือสร้างอีเมลนั้น จะไม่สามารถใช้เลขไทยได้ ต้องใช้เป็นเลขอาระบิกเท่านั้น เช่น saraban_06740209@dla.go.th เป็นอีเมลกลางรับส่ง
หนังสือราชการขององค์การบริหารส่วนตำบลบางยาง อำเภอกระทุ่มแบน จังหวัดสมุทรสาคร เป็นต้น

ทางเลือกที่สาม อปท. สามารถเลือกใช้บริการอีเมลของ สพร. ได้ โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย สพร. จะสร้างอีเมลให้ตามรูปแบบ “saraban-ชื่อ อปท. ภาษาอังกฤษสะกดตามเว็บไซต์ของ อปท. @lgo.mail.go.th” โดยคำว่า lgo (แอลจีโอ) ย่อมาจาก local government organisation ซึ่ง
เป็นคำภาษาอังกฤษขององค์กรปกครองส่วนท้องถิ่น หรือ อปท. นั่นเอง

ตัวอย่าง

องค์การบริหารส่วนจังหวัดพระนครศรีอยุธยา เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ aypao.go.th ดังนั้น สพร. จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban-aypao@lgo.mail.go.th

เทศบาลเมืองสุไหงโก-ลก อำเภอสุไหงโก-ลก จังหวัดนราธิวาส เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ www.kolokcity.go.th ดังนั้น สพร. จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban-kolokcity@lgo.mail.go.th

เทศบาลตำบลตาดทอง อำเภอเมืองยโสธร จังหวัดยโสธร เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ www.thadthong.go.th ดังนั้น สพร. จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban-thadthong@lgo.mail.go.th

องค์การบริหารส่วนตำบลแม่สลองนอก อำเภอแม่ฟ้าหลวง จังหวัดเชียงราย เว็บไซต์ของหน่วยงาน คือ www.maesalongnok.go.th ดังนั้น สพร. จึงกำหนดอีเมลกลางเป็น saraban-maesalongnok@lgo.mail.go.th

ถ้าเลือกทางเลือกที่สาม คือ ขอใช้บริการอีเมลของ สพร. ขอความกรุณากรอกแบบฟอร์มขอใช้บริการ ที่แนบเป็นไฟล์ pdf มาพร้อมกับเอกสารฉบับนี้

ชื่อไฟล์ “แบบคำขอใช้บริการ MailGoThai”

ข้อแนะนำในการกรอกแบบฟอร์มสำหรับทางเลือกที่สาม

ส่วนที่ 1 กรอกข้อมูลหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่ที่จะดูแลระบบให้ชัดเจน (เจ้าหน้าที่ดูแลระบบต้องเป็นข้าราชการ เจ้าหน้าที่ หรือลูกจ้างของ อปท. เท่านั้น) โดยเฉพาะหมายเลขโทรศัพท์มือถือ ขอให้กรอกให้ชัดเจน เพราะจะใช้ในการรับรหัสผ่านจาก สพร. ทาง SMS

ส่วนที่ 2 รายละเอียดของบริการ

2.1 เลือกเปิดใช้บริการใหม่

2.2 ขอใช้บริการตั้งแต่วันที่ ขอความกรุณากรอกวันที่ห่างไปประมาณ 2 วัน เช่น ถ้าวันที่กรอกเอกสารเป็นวันที่ 1 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2565 รบกวนกรอกข้อมูลเป็น วันที่ 3 กุมภาพันธ์
พ.ศ. 2565

2.3 วัตถุประสงค์การใช้งาน รบกวนช่วยเติมข้างหลังว่า “ใช้เป็นอีเมลรับส่งหนังสือราชการ
(งานสารบรรณ)”

2.4 เลือกไม่เคยมีระบบ Mail

2.5 Domain Name เลือกใช้ของหน่วยงานเอง และกรอกว่า “saraban-ชื่อ อปท. ภาษาอังกฤษสะกดตามเว็บไซต์ของ อปท. @lgo.mail.go.th”

2.6 จำนวน Account กรอก 1

2.7 บริการโอนย้ายข้อมูล เลือกไม่ใช้บริการ

ตรงช่องผู้ลงนาม ขอความกรุณาเป็นผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงาน คือ ท่านปลัดหรือ
ท่านนายก อปท. ก็ได้) จากนั้น สแกนเอกสารส่งกลับมาที่ contact@dga.or.th และช่วยสำเนาถึง (CC) มาที่ dcc_division@dga.or.th

ขั้นตอนการเข้าใช้งานอีเมลที่ สพร. สร้างให้เป็นครั้งแรก

1. เมื่อได้รับเอกสารแล้ว สพร. จะสร้างอีเมลให้หน่วยงาน เมื่อสร้างเสร็จแล้วก็จะมี SMS
ไปแจ้งรหัสผ่านที่หมายเลขโทรศัพท์มือถือที่กรอกมาในแบบฟอร์ม ท่านสามารถดูคู่มือการใช้งานอีเมลได้ที่ https://www.dga.or.th/document-sharing/manual-service/56549/

2. เมื่อเข้าใช้งานครั้งแรก ให้เข้าเว็บไซต์ accounts.mail.go.th ตามภาพ

3. จากภาพในข้อที่ 2 ด้านบน ช่องว่างหลังรูปซองจดหมายสีส้ม กรอกอีเมลของหน่วยงานที่ สพร. สร้างให้ คือ “saraban-ชื่อ อปท. ภาษาอังกฤษสะกดตามเว็บไซต์ของ อปท. @lgo.mail.go.th” ส่วนช่องว่างหลังรูปกุญแจสีส้ม ให้กรอกรหัสที่ได้รับจาก สพร. ทาง SMS จำนวน 10 ตัวอักษร โดยต้องกรอกให้ตรงทุกตัวอักษรทั้งตัวพิมพ์ใหญ่ พิมพ์เล็ก และตัวเลข จากนั้นระบบจะให้ตั้งรหัสใหม่ตามภาพ

4. จากภาพในข้อที่ 3 ด้านบน ตั้งรหัสผ่านใหม่บริเวณช่องว่างหลังคำว่า New Password โดย
รหัสผ่านใหม่ต้องมี 8 ตัวอักษรพอดี เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษพิมพ์ใหญ่อย่างน้อย 2 ตัว พิมพ์เล็กอย่างน้อย 2 ตัวและตัวเลข เช่น ABcd1234 หรือ AAbcd123 เป็นต้น จากนั้น ช่องว่างหลังคำว่า Confirm ให้พิมพ์รหัสที่ตั้งใหม่อีกครั้ง ก่อนจะกดปุ่ม Sign In ให้พิมพ์รหัสที่ได้รับจาก สพร. ในช่องว่างหลังรูปกุญแจสีส้มอีกครั้ง แล้วคลิกปุ่ม Sign In ก็จะสามารถเข้าใช้งานอีเมลที่ สพร. สร้างให้ได้สำเร็จ

ทั้งนี้ ในกรณีที่ สพร. สร้างอีเมลให้ตามขั้นตอนทั้ง 4 ขั้นตอน สพร. จะเผยแพร่อีเมลทางเว็บไซต์ สพร. ให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องทำหนังสือราชการมาอีก

การติดต่อสอบถาม

ในกรณีที่ท่านมีข้อสงสัยสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่ สพร. ได้ดังนี้

📨 อีเมล dcc_division@dga.or.th

☎ หมายเลขโทรศัพท์